Sobald du in Deutschland arbeitest, ist es wichtig zu lernen, wie man eine E-Mail auf Deutsch schreibt. Aus meiner eigenen Erfahrung heraus werde ich dir mehr darüber erzählen.
Vor einigen Jahren hatte ich die Gelegenheit, ein Semester lang an einer Universität in Deutschland zu studieren. Da ich einige Details bezüglich der Unterkunft klären musste, musste ich meine erste E-Mail auf Deutsch schreiben. Später, als ich für ein deutsches Unternehmen arbeitete, sollte ich wieder anfangen, E-Mails auf Deutsch zu schreiben.
Damals habe ich mich gefragt, wie man eine E-Mail auf Deutsch schreibt. In diesem Artikel erfährst du, wie du geschäftliche und private E-Mails auf Deutsch schreiben kannst.
Die wichtigsten Erkenntnisse
- In diesem Artikel stelle ich dir viele wichtige Schlüsselbegriffe vor, die ich fast täglich beim Schreiben von E-Mails auf Deutsch verwende.
- Ich erzähle dir mehr über die Regeln, wie man eine E-Mail schreibt – und wie ich es selbst gelernt habe.
- Außerdem erfährst du mehr über die wesentlichen Elemente eines deutschen E-Mail-Programms.
- Danach werde ich Beispiele für formelle Begrüßungen geben, wie man bestimmte Sätze für verschiedene Anlässe auf Deutsch schreibt und wie man eine E-Mail richtig abschließt.
- Zu guter Letzt habe ich noch einige Links zu Tools hinzugefügt, mit denen du deine Rechtschreibung und deutsche Grammatik überprüfen kannst.
Themen in diesem Artikel
Lernen, wie man eine E-Mail auf Deutsch schreibt >>
Allgemeine Regeln zum Schreiben einer E-Mail >>
Die E-Mail Adresse >>
Der Betreff in einer E-Mail auf Deutsch >>
Grüße in einer E-Mail auf Deutsch >>
Der Eröffnungssatz >>
Schreiben des E-Mail-Inhalts >>
E-Mail-Schließung auf Deutsch >>
Rechtschreibung und Grammatik prüfen >>
Wie habe ich gelernt, wie man eine E-Mail auf Deutsch schreibt?
Die beste Hilfe war ein Buch, das ich damals ausgiebig benutzt habe. Es hieß: „Briefe gut und richtig schreiben!“.
Inzwischen gibt es eine neuere Version, „Briefe, E-Mails und Kurznachrichten gut und richtig schreiben“ *. Ich kann es nur empfehlen.
Allgemeine Regeln für das Schreiben einer E-Mail auf Deutsch
Als ich mehr über das Schreiben von Briefen lernte, merkte ich später in meinem Job, dass es keinen großen Unterschied macht, eine E-Mail auf Deutsch zu schreiben. In diesem Leitfaden erfährst du, wie E-Mails auf Deutsch aufgebaut sind und mehr über die Unterschiede zwischen privaten und geschäftlichen E-Mails, einschließlich der Dos und Don’ts.
Die Struktur einer E-Mail auf Deutsch
Eine E-Mail beginnt, ähnlich wie ein Brief, mit einer Begrüßung. Wenn du eine formelle E-Mail schreibst, solltest du den Zweck der E-Mail in den ersten Sätzen erwähnen. Vergiss nicht, zusätzlich den Betreff deiner E-Mail anzugeben. Ich möchte hier vier verschiedene Szenarien für dich abdecken.
Eine geschäftliche E-Mail auf Deutsch schreiben
Ich habe gelernt, dass es für den Fall, dass ihr euch nicht kennt, hilfreich ist, kurz anzugeben, wer du bist und warum du der Person schreibst. Beschreibe den Zweck, mach einen Vorschlag und sag ihnen danach, was sie tun sollen (z.B. antworten oder anrufen).
Es kann aber auch hilfreich sein, wenn du angibst, wann du diese Art von Informationen brauchst oder wann du gerne von ihnen hören würdest.
Eine Folge-E-Mail auf Deutsch senden
Wenn du deine Bekanntschaft bereits kennengelernt hast und eine Folge-E-Mail schicken willst, erinnere die Person kurz daran, wer du bist. Fasse zusammen, worüber ihr bereits gesprochen habt, schreibe deine Antwort auf und lass sie wissen, wann sie sich mit dir in Verbindung setzen sollen.
E-Mails senden, um sich auf Deutsch für einen Job zu bewerben
Bei Bewerbungen sind die Anforderungen etwas anders.
Erkläre nach der Begrüßung als erstes, wer du bist und für welche Stelle du dich bewirbst. Weitere Tipps für Bewerbungen findest du in meinem Artikel über Wie bewerbe ich mich für einen Job in Deutschland? .
Du kannst deine E-Mail abschließen, indem du erwähnst, welche Dokumente du angehängt hast (normalerweise deinen Lebenslauf, manchmal aber auch zusätzliche Zeugnisse oder Empfehlungsschreiben). Dann solltest du deine E-Mail mit einem formellen Schlusswort beenden.
Eine informelle E-Mail auf Deutsch schreiben
Informelle E-Mails sind etwas anders und nicht unbedingt so strukturiert wie formelle E-Mails. Du kannst auch allgemeine Fragen stellen, wie es ihnen geht, wie es ihrer Familie geht oder ähnliches. Nach der Begrüßung neigen die Deutschen dazu, sehr schnell zur Sache zu kommen.
Die letzte Anfrage, die du stellen solltest, ist die, wann du eine Antwort erhalten möchtest. Dann kannst du deine E-Mail mit einem informellen Schlusswort schließen.
Unterschiede zwischen privaten und geschäftlichen E-Mails auf Deutsch
Wo liegen also die Hauptunterschiede zwischen privaten und geschäftlichen E-Mails in Deutschland? Der Hauptunterschied ist natürlich die Begrüßung und die Schlussformel, die du verwenden solltest. Während geschäftliche E-Mails eher direkt auf den Punkt kommen, sind private E-Mails eher persönlich und handeln von privaten Angelegenheiten.
Stell dir einfach vor, du sprichst mit einem Freund oder einem Geschäftspartner.
Dos und Don’ts beim Schreiben von E-Mails auf Deutsch
- Verwende für geschäftliche E-Mails immer formelle Gruß- und Schlussformeln.
- Halte die E-Mails so kurz wie möglich, ohne wesentliche Dinge auszulassen.
- Vergiss nicht, um eine Antwort zu bitten und deine Erwartungen bezüglich eines Zeitrahmens mitzuteilen, vor allem, wenn es sich um eine geschäftliche E-Mail handelt.
- Wenn du Dateien schickst, solltest du kurz erwähnen, worum es sich handelt oder warum du sie schickst.
- Du solltest darauf achten, dass du deine Grammatik und deinen Text überprüfst. Je kürzer die Sätze sind, desto leichter kann dein Empfänger erfassen, worum es in der E-Mail geht.
Die E-Mail Adresse
Wie du vielleicht schon weißt, gibt es verschiedene Möglichkeiten, die E-Mail-Adresse einer anderen Person in eine E-Mail einzufügen. Die Namensgebung unterscheidet sich in einigen Fällen von jedem englischen E-Mail-Client. Ich habe alle diese Beispiele aus meiner deutschen Microsoft Outlook-Version übernommen.
Wichtige Adressfelder
In das Feld mit dem Namen „An“ solltest du die Hauptempfänger deiner E-Mail eintragen.
Wenn du jemanden über deine Mitteilung informieren möchtest, ist das richtige Formularfeld das „Cc“-Feld. CC steht für Carbon Copy.
Wenn du jemanden blind hineinkopieren musst, so dass der Hauptempfänger (Feld „An“) und die Kopierten (Feld „Cc“) nicht sehen können, wer sonst noch dabei ist, kannst du das Formularfeld „Bcc“ verwenden. Bcc bedeutet Blind Carbon Copy.
Das Feld, in dem „Betreff hinzufügen“ steht, dient dazu, der E-Mail, die du versenden willst, eine Betreffzeile hinzuzufügen.
Wie man eine E-Mail auf Deutsch beantwortet oder weiterleitet
Um auf eine E-Mail und nur auf den Absender zu antworten, benutze das „Antworten“-Symbol, das du oben sehen kannst.
Wenn du deine Antwort an alle eingeschlossenen Empfänger senden möchtest, stelle sicher, dass du das Symbol „Allen antworten“ verwendest.
Das Weiterleiten von E-Mails an eine andere Person ist ganz einfach. Verwende das „Weiterleiten“-Symbol, das du oben sehen kannst. Es öffnet sich ein neues Fenster mit der gleichen E-Mail, in das du neue Empfänger eintragen kannst.
Versenden und Verwerfen einer deutschen E-Mail
Wenn du bereit bist, eine E-Mail zu senden, benutze bitte die Schaltfläche „Senden“.
Wenn du eine E-Mail verwerfen möchtest, heißt die Schaltfläche dafür „Verwerfen“, was auf Englisch „dump“ bedeutet.
Dateien an eine E-Mail auf Deutsch anhängen
Am besten ist es, wenn du die Schaltfläche „Anfügen“ benutzt, um eine Datei an eine E-Mail anzuhängen. Diese Schaltfläche bietet in den meisten Fällen verschiedene Funktionen, wie du im Screenshot oben sehen kannst.
- Mit „Diesen Computer durchsuchen“ kannst du deinen lokalen PC nach Dateien durchsuchen, die du an eine E-Mail anhängen möchtest. Diese Dateien werden direkt an die E-Mail angehängt.
- Wenn du die Microsoft Cloud (oder Microsoft One Drive) nutzt, um deine Dateien online zu speichern, kannst du deine Suche mit „Cloudspeicherorte durchsuchen“ beginnen.
- „Hochladen und teilen“ funktioniert auf ähnliche Weise wie „Diesen Computer durchsuchen“. Damit kannst du nach Dateien auf deinem lokalen Computer suchen. In einem zweiten Schritt werden die Dateien auf Microsoft One Drive hochgeladen und anschließend nur noch eine Kopie der Datei in der Cloud angehängt.
„Vorgeschlagene Anhänge“ bedeutet „vorgeschlagene Anhänge“. Meistens befinden sich die zuletzt bearbeiteten Dateien in dieser Liste und können automatisch angehängt werden. Das kann eine erhebliche Zeitersparnis beim Suchen und Finden von Dateien bedeuten.
Der Betreff in einer E-Mail auf Deutsch / Betreff
Hier sind ein paar Sätze, die ich oft in einer E-Mail auf Deutsch verwende. Wie bereits erwähnt, solltest du, wenn du einen deutschen E-Mail-Client benutzt, das Feld „Betreff“ dafür verwenden.
Hier sind ein paar Grundregeln:
- Schreibe das erste Wort immer mit einem Großbuchstaben an den Anfang
- Deutsche verwenden kein „.“ am Ende eines Betreffs in einer E-Mail auf Deutsch
- Halte ein Thema kurz und bündig
- Sei so spezifisch wie möglich
Hier sind einige Beispiele:
- Rückfrage zu Ihrem Auftrag vom 20.07.2022 – „Frage zu Ihrem Auftrag vom 20. Juli 2022“
- Terminanfrage vierteljährliches Meeting – „Terminanfrage vierteljährliches Meeting“
- Deine Bestellung vom 20.07.2022 – „Your order from 20th of July 2022“
Wenn ich mit internen Teams an verschiedenen Kundenprojekten arbeite, gebe ich in der Regel zuerst den Namen des Kunden ein, gefolgt von „|“ und dem Betreff der E-Mail. Hier ist ein Beispiel:
(Kundenname) | Status Quo – Projekt technisches Setup – (Kundenname) | Status Quo – Projekt technisches Setup
Formelle und informelle Grüße und Anreden in einer E-Mail in deutscher Sprache
Hier sind einige gängige formelle und informelle Anreden und Grüße in einer deutschen E-Mail, die auf meiner Erfahrung basieren.
Formale Grüße und Anreden in einer E-Mail in deutscher Sprache
- Sehr geehrte (mit Nachnamen) für „Dear Ms. (last name)“
- Sehr geehrter (mit Nachnamen) für „Dear Mr. (last name)“
- Sehr geehrter Herr Doktor (sein Nachname) für „Lieber Herr Doktor (Nachname)“
- Sehr geehrte Frau Doktor (ihr Nachname) für „Liebe Frau Doktor (Nachname)“
- Sehr geehrte Damen und Herren für „Dear Sir or Madam“
- Guten Tag, Herr (mit Nachnamen) für „Guten Tag, Herr (Nachname)“
- Sehr geehrte Kollegen für „Dear colleagues“ ist nur anwendbar, wenn du zu einigen oder den meisten von ihnen „Sie“ sagst
Informelle Begrüßung und Anrede in einer deutschen E-Mail
- Liebe Frau (ihr Nachname) für „Dear Ms. (last name)“
- Lieber Herr (sein Nachname) für „Dear Mr. (Nachname)“
- Lieber (sein Vorname) für „Dear (first name)“
- Liebe (ihr Vorname) für „Dear (first name)“.
- Hallo (ihr Vorname) und (sein Vorname) für „Dear (her first name) and (his first name)“
- Hallo für „Hallo“
Wie man den Eröffnungssatz in einer E-Mail auf Deutsch schreibt
Ich möchte Beispiele für Eröffnungssätze in einer E-Mail auf Deutsch geben, die du nach der formellen oder informellen Begrüßung in einer deutschen E-Mail verwenden kannst.
- Ich wollte mich bei Ihnen über den aktuellen Projektverlauf erkundigen. – „Ich wollte mich bei dir über den aktuellen Stand des Projekts informieren.“
- Ich hoffe, es geht dir gut. Hier einige Updates von meiner Seite zu dem aktuellen Projekt. – „Ich hoffe, es läuft gut für dich. Hier sind einige Neuigkeiten von meiner Seite über das aktuelle Projekt.“
- Vielen Dank für deine Anfrage. Anbei erhalten Sie einige erste Informationen im Anhang als PDF-Datei. – „Vielen Dank für deine Anfrage. Im Anhang findest du einige erste Informationen als PDF-Datei.“
Der E-Mail-Inhalt oder wie man den Hauptteil der E-Mail schreibt
Hier findest du einige Beispiele und nützliche Formulierungen für E-Mail-Inhalte oder wie du den zentralen Teil der E-Mail auf Deutsch schreibst.
Anfragen
Anfragen werden oft am Ende einer E-Mail gestellt. Wenn du deine E-Mail formell halten willst, solltest du das Wort „bitte“ verwenden.
Könnten Sie uns bitte die entsprechenden Unterlagen per E-Mail bis zum 20.07.2022 zusenden? – „Könnten Sie uns bitte bis zum 20.07.2022 die entsprechenden Unterlagen per E-Mail zusenden?“
Bitte lassen Sie uns wissen, wenn Sie weitere Informationen zu dem Auftrag benötigen, um eine fundierte Entscheidung treffen zu können. – „Bitte lass uns wissen, wenn du mehr Informationen über den Job brauchst, um eine fundierte Entscheidung zu treffen.“
Vorschläge
Hier ist ein gutes Beispiel, wenn du jemanden auf sehr höfliche Weise um die Zustimmung zu etwas bittest.
Ich möchte Sie bitten, den Auftrag bis zum 20.07.2022 zu unterzeichnen, damit wir rechtzeitig mit dem Projekt starten können und alle Timings entsprechend halten können. – „Ich möchte Sie bitten, den Auftrag bis zum 20.07.2022 zu unterschreiben, damit wir pünktlich mit dem Projekt beginnen und alle Zeitpläne einhalten können.“
Einladungen
Gerne möchte ich Sie zu unserer Firmenveranstaltung am, 20.07.2022 einladen. Du kannst gerne deine Partnerin oder deinen Partner mitbringen. – „Ich möchte dich zu unserer Firmenveranstaltung am 20.07.2022 einladen. Du kannst gerne deinen Partner mitbringen.“
Wir würden uns freuen, wenn Sie bei der Besprechung am 20.07.2022 selbst dabei sein können, da wir gerne die Jahresstrategie präsentieren würden. – „Wir würden uns freuen, wenn du bei der Sitzung am 20.07.2022 selbst anwesend sein könntest, da wir die Jahresstrategie vorstellen möchten.“
Dankesbriefe
Vielen Dank für die Einladung zu dem Job-Interview. Ich habe mich sehr darüber gefreut. – „Vielen Dank für die Einladung zum Vorstellungsgespräch. Ich habe mich sehr darüber gefreut.“
Besten Dank für Ihr Vertrauen in unsere Dienstleistung. Wir freuen uns auf eine gute Zusammenarbeit in den nächsten Monaten. – „Vielen Dank für dein Vertrauen in unseren Service. Wir freuen uns auf eine gute Zusammenarbeit in den kommenden Monaten.“
Vielen Dank für die Zusendung der Unterlagen. Ich werde diese in den kommenden Tagen überprüfen. – „Vielen Dank, dass du mir die Dokumente geschickt hast. Ich werde sie in den kommenden Tagen überprüfen.“
E-Mail-Schließung auf Deutsch
Eine E-Mail auf Deutsch richtig zu schließen, ist fast genauso wichtig wie die anfängliche formelle oder informelle Begrüßung. Hier sind einige Beispiele, die du täglich anwenden kannst.
- Mit freundlichen Grüßen – „With kind regards“
- Mit besten Grüßen – „Best regards“
- Beste Grüße – „Beste Grüße“
- Viele Grüße (kurz VG) – „Viele Grüße“
- Liebe Grüße (kurz LG) – „Herzlichen Glückwunsch“
- Bis bald – „See you soon“
Je formeller eine E-Mail ist, desto unwahrscheinlicher ist es, dass du deinen Vornamen nach dem E-Mail-Schluss auf Deutsch verwendest. Ein Beispiel:
„Beste Grüße, (Vorname)“ ist weniger formell als „Beste Grüße, (Vor- und Nachname)“ oder sogar „Beste Grüße, (Nachname)“.
Prüfe die Rechtschreibung und Grammatik
Wie bereits zu Beginn dieses Artikels erwähnt, solltest du deine Korrespondenz auf Deutsch immer auf Rechtschreibung und Grammatik überprüfen. Es gibt ein paar hilfreiche Tools, die du nutzen kannst.
In Microsoft Outlook und Microsoft Word kannst du die interne Rechtschreibprüfung nutzen. Meistens funktioniert das gut, aber manchmal erkennt es die Satzstruktur nicht gut genug. Aber die Vorschläge sind auch ziemlich begrenzt.
Ein hervorragendes Online-Tool, das du verwenden könntest, ist DeepL Übersetzer . Du kannst deinen Text auf Englisch oder in einer anderen der 27 angebotenen Sprachen (außer Deutsch) eingeben und die Übersetzung auf Deutsch nachschlagen.
Um bestimmte Wörter oder Ausdrücke nachzuschlagen, kannst du auch den Online-Grammatiktest verwenden Duden .
Fazit
Zu lernen, wie man eine E-Mail auf Deutsch schreibt, mag zunächst beängstigend klingen. Aus eigener Erfahrung kann ich dir sagen, dass du bald besser darin wirst, wenn du es jeden Tag machst. Ich hoffe, du kannst einige der Sätze, die ich hier erwähnt habe, wiederverwenden.
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